Hvor skal jeg starte med at sikre, at lønnen er i overensstemmelse med reglerne?

Det første sted at starte, som med enhver form for skatte- eller lovoverholdelse, er at sikre, at du fører omhyggelige optegnelser, der er nøjagtige, komplette og let tilgængelige for inspektion. I lønsammenhæng bør det omfatte oplysninger om arbejdstimer, lønsatser og skattefradrag for hver enkelt medarbejder sammen med alle deres relevante personlige oplysninger og kontooplysninger. Ingen lønstrategi af nogen art kan gennemføres, medmindre denne type grundlæggende registrering er på plads. Det kræver en specialist i overholdelse af lønregler at administrere det korrekt. 

Uanset om du vælger at ansætte en intern specialist eller outsource til en ekstern leverandør, skal du sørge for at lede efter lønmedarbejdere og -leverandører med dokumenteret ekspertise og erfaring med at opretholde compliance i komplekse miljøer. For mange virksomheder, især små og mellemstore organisationer, kan det føles lettere at outsource lønoverholdelse helt. Meget SaaS-lønsoftware er endda i stand til at tilpasse sig lovændringer, efterhånden som de opstår.

Men mens tre fjerdedele af de europæiske arbejdsgivere får en eller anden form for ekstern juridisk rådgivning om deres HR-politikker, er det interessant at bemærke, at hele 25 % af organisationerne slet ikke søger ekstern juridisk rådgivning, når det drejer sig om HR, herunder lønadministration. Det er sandsynligvis ikke, fordi de ignorerer problemet - især fordi tallet for virksomheder med over 2500 ansatte stiger til 36 %. Jo større din virksomhed bliver, jo mere kompleks bliver overholdelsen af lønreglerne, hvilket betyder, at den voksende ekspertise, du har brug for, bør blive mere og mere specifik for din organisations unikke metoder og ambitioner. Det er simpelthen nemmere at opbygge den slags skræddersyet viden internt.   

Det er alarmerende, at kun 55 % af de adspurgte i vores undersøgelse er enige i, at deres virksomhed hurtigt kan implementere juridiske ændringer i lønberegninger. Det er uanset, om de håndterer overholdelse af lønningsloven internt eller eksternt. Når det drejer sig om at håndtere den lovgivningsmæssige kompleksitet på tværs af landegrænser, varierer den lovgivningsmæssige virkelighed også fra land til land, hvilket har stor indflydelse på implementeringen af juridiske ændringer. For eksempel er lande som Frankrig, Belgien, DACH-regionen og Kroatien gode eksempler på det mangfoldige landskab af juridiske forviklinger. Fra komplekse skatteregler til talrige undtagelser og kollektive arbejdsaftaler - disse regioner og mange andre skaber unikke forhindringer for lønadministrationen. Denne mangfoldighed understreger vigtigheden af at skræddersy dine compliance-strategier til din jurisdiktions specifikke krav.

I sidste ende hviler ansvaret for compliance alene på din organisation, uanset hvilken leverandør eller ekspert du samarbejder med. Hvis processen er langsom, er der risiko for, at du ikke overholder reglerne. Så hvad er det vigtigste? Sørg for, at du altid arbejder på at overholde reglerne, selv når der ikke skal foretages nogen juridiske ændringer. At gøre det rigtigt betyder, at man hele tiden skal lede efter måder at gøre processen mere effektiv på, også selvom det indebærer, at man skal skifte leverandør eller arbejdsmetode.