3 tips, der vil forenkle din lønservice

Her er nogle korte tips, der vil forenkle din lønadministration, hvis du overvejer at outsource lønadministrationen:

1.) Dette er, hvad du bør overveje, før du vælger outsourcing:

• Definer dine interne udfordringer.

Tænk over, hvor sårbar din virksomhed er med hensyn til, hvem der er ansvarlig for løn internt i din organisation. Er det én person, eller er det delt mellem flere? Hvad sker der med lønnen, hvis lønmedarbejderen bliver syg? Har du en backup? Hvis der er én ting, der er sikkert, så er det, at lønnen skal udbetales på den aftalte dato uanset hvad.

• Overvej alle fordele og ulemper (lav en business case).

Lav en god business case med klare og tydelige mål. Hvad fungerer godt i dag, hvad er risikofaktorerne, og hvad er dine smerter? Beskriv også, hvad du ønsker at opnå ved at outsource tjenesten.

• Definer på forhånd, hvem der skal være ansvarlig for lønudbetalingen.

 

2.) Hvad du skal overveje, før du vælger en outsourcing-partner

• Aftalen - Valg af system og indhold (dataindsamling og integrationer)

Lav en liste over de kriterier, der er vigtige for din organisation hos en partner, og præsenter dem for de relevante partnere. Det gør det nemt at afgøre, om partneren kan leve op til dine krav.

• Strømlin interne processer (slip af med "sådan har vi altid gjort det")

Kig på dine egne interne processer og rutiner. Er der klare tidsrøvere, der kan strømlines, eller måske rutiner, der kan automatiseres? Tjek også, om den nye partner har den rette ekspertise til at hjælpe med dette.

• Sikkerhed og datasikkerhed - ISO, ISAE, størrelse, placering.

Datasikkerhed - hvad er din organisations krav? Inddrag eventuelt intern IT, hvis du har det. Spørg de involverede partnere om, hvordan de behandler data, og hvilke certificeringer og kontrolrutiner de har.

• Referencer

Sidst, men ikke mindst - bed om referencer. Ingen er en bedre reference end eksisterende kunder.

 

3.) Hvad er nødvendigt for et sikkert og langsigtet samarbejde?

• Klar ansvarsfordeling (servicebeskrivelse)

Vælg en partner og ikke bare en leverandør. Vælg en partner, som du er sikker på vil give din virksomhed en sikker og god service, og som du har en god kemi med i salgsprocessen. Vær klar over, hvad din virksomhed vil have ud af leverancen, og sørg for, at det er forankret hos begge parter.

• Forankret samarbejdsmodel (SPOC / Service Delivery Manager)

Hav en klar og god servicebeskrivelse af leverancen. På den måde undgår man fejlleverancer og misforståelser. Tjek også, hvordan partneren følger op på dig som kunde, når du er i drift. Er der etableret en samarbejdsmodel med klare kommunikationskanaler?

• Tillid og tryghed

God kommunikation er det vigtigste af alt og afgørende for, at et langsigtet partnerskab bliver en succes.