Reddet af teknologien
En central HR-løsning er et værdifuldt værktøj til at holde jeres optegnelser i orden, da det giver et centralt lager for medarbejderdata og automatiserer mange lønrelaterede opgaver.
5 almindelige fejl i lønudbetalingen (og hvordan I undgår dem)
Selv mindre fejl i lønudbetalingen kan have store konsekvenser, fra juridiske bøder til tab af medarbejdernes tillid. Overalt i Europa håndterer virksomheder løn på forskellige måder. Nogle stoler på deres egne systemer, teknologier og viden. Andre foretrækker at outsource lønprocessen helt eller delvist. Selvom den ene tilgang kan være mere effektiv end den anden, afhængigt af hvilket land du opererer i, er de mest udbredte fejl ofte de samme. Her er de 5 mest almindelige lønfejl, og hvordan I undgår dem.
1. Ufuldstændige eller uorganiserede optegnelser
En hyppig lønfejl er manglen på komplette og nøjagtige medarbejderoptegnelser. Det kan resultere i fejlklassificering af medarbejdere, forkert beregning af løn, overarbejde og goder samt fejl i kildeskat. For at undgå dette er det afgørende at etablere et velorganiseret system til vedligeholdelse af medarbejderoptegnelser, herunder nøjagtig klassificering af medarbejdere, arbejdstid og goder.
2. Fejlberegning af løn og overskridelse af vigtige deadlines
Lønberegninger involverer et bredt sæt af data. Derfor er risikoen for at beregne løn forkert - og ved et uheld over- eller underbetale medarbejdere - altid til stede, især hvis der er meget manuel dataindtastning involveret. Desuden tilføjer de forskellige lønudbetalings- og skattefrister kun endnu en stressfaktor til listen over risici og potentielle fejl.
Partnere til undsætning
Automatisering af lønprocesser hjælper med at eliminere risikoen for menneskelige fejl og sikrer rettidige og nøjagtige betalinger. Derudover kan I trække på ekspertisen fra en lønpartner.
3. Ikke indberetning af alle former for skattepligtig medarbejderkompensation
Arbejdsgivere er ansvarlige for at indberette alle former for skattepligtig kompensation til medarbejderne, herunder bonusser, aktieoptioner og andre ikke-lønmæssige fordele. Hvis man ikke gør det, kan det resultere i juridiske sanktioner og skade medarbejdernes moral. Derfor er det vigtigt at have en omfattende forståelse af skattepligtige fordele og sørge for, at alle former for kompensation rapporteres korrekt.
Hvor belønninger er en udfordring
Teknologi - såsom en integreret HR-løsning eller softwaresystemer til workforce management, talent management og lønadministration - hjælper med at sikre, at al skattepligtig kompensation bliver rapporteret nøjagtigt og til tiden. Eller hvad med at trække på en ekstern partners skatteviden? Det er værd at overveje, især i lande, hvor belønninger ses som en vigtig hindring for at øge lønkompetencen. Tænk på Danmark, Belgien og Frankrig, som det fremgår af Payroll Proficiency Index.
4. Brud på løndata
Løndata er et værdifuldt mål for cyberkriminelle, og databrud kan have alvorlige konsekvenser. Disse omfatter tab af følsomme medarbejderoplysninger, juridiske sanktioner og skade på omdømmet. For at reducere denne risiko skal I implementere robuste cybersikkerhedsforanstaltninger, såsom kryptering, firewalls og to-faktor-autentificering. Regelmæssig overvågning og opdatering af disse foranstaltninger er også afgørende for at holde trit med det stadigt skiftende trusselsbillede.
Arbejdsstyrke og datakompleksitet, to sider af samme sag
Synes I, at det lyder som et ekspertjob at undgå databrud? Så kan I overveje at arbejde med cloud-baserede teknologier eller outsource din lønadministration til eksterne partnere. Det kunne især være interessant i lande som Danmark, Frankrig og Belgien. Her er håndteringen af løndata allerede kompleks i sig selv på grund af arbejdsstyrkens kompleksitet, der hindrer lønkompetencer. Læg dertil brud på datasikkerheden, og du kan ende med en perfekt storm.
5. Ikke at være opdateret med lønlovgivningen
Lønlovgivningen ændrer sig konstant, så virksomheder og organisationer af alle former og størrelser gør klogt i at holde styr på de seneste regler. Hvis ikke, kan man ende med at lave forkerte lønberegninger eller være ude af stand til at give medarbejderne præcise oplysninger om deres løn og skattefradrag. For at undgå sådanne situationer er det tilrådeligt at holde fingeren på pulsen i forhold til lønlovgivningen ved regelmæssigt at deltage i kurser og workshops, abonnere på relevante nyhedsbreve og publikationer eller arbejde sammen med eksterne eksperter.
Fra lovgivning til komplikationer - eller ej?
Vil I have fuldstændig ro i sindet? Den bedste fremgangsmåde kan meget vel være at outsource og få en lønpartner til at holde sig ajour med lovgivningen for jer.
Skal du i gang med et internationalt lønprojekt?
Start din søgning efter den perfekte internationale lønpartner i dag, og download vores omfattende internationale Payroll RFP-skabelon.
Relaterede artikler
Blog
Løngennemsigtighedsregler for 2026
I takt med at EU nærmer sig implementeringen af direktivet om løngennemsigtighed, forbereder virksomheder og medarbejdere i Danmark sig på betydelige ændringer inden 2026. Direktivet har til formål at håndhæve principperne om ligeløn i hele EU og fremme en mere åben lønstruktur, der kan hjælpe med at fjerne lønforskelle og forbedre ligestillingen mellem kønnene på arbejdspladsen. I denne blog undersøger vi, hvad de nye love indebærer, hvordan de vil blive implementeret i Danmark, og hvad det betyder for både arbejdsgivere og arbejdstagere.
Løngennemsigtighedsdirektivet er resultatet af mange års forhandlinger og samarbejde mellem Europa-Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet. Direktivet blev først foreslået i 2021, men blev færdiggjort i slutningen af 2022 og skal formelt vedtages og integreres i dansk lovgivning inden udgangen af 2026. Direktivet indfører flere vigtige forpligtelser, der skal sikre lige løn for mænd og kvinder, der udfører samme arbejde eller arbejde af samme værdi.
2024-08-30
Blog
Hvad du som arbejdsgiver bør overveje, når du planlægger din ferie
For at gøre ferieplanlægningen lettere har vi samlet alle de oplysninger, du har brug for at vide for at give dine medarbejdere den ferie, de har ret til, men også hvad du kan bede om som arbejdsgiver.
2024-06-03
Guide
Gratis guide - Alt hvad du behøver at vide om ferie og feriepenge. Forklaret på en enkel måde.
Vi får hvert år mange spørgsmål om ferieregler og feriepenge. Derfor har vi samlet alle de oftest stillede spørgsmål i en guide til dig: Ferieregler - enkelt forklaret!
2024-05-24