Jeres guide til outsourcing af international lønadministration

Managed payroll betyder, at en ekstern specialist administrerer dine forretningslønfunktioner. Udbyderen forpligter sig kontraktligt til at levere en eller flere HR- eller Løntjenester i overensstemmelse med definerede serviceniveauer og arbejdsmængder. De påtager sig også risiko og ansvarlighed, herunder behandling, compliance, skalerbarhed og alt det komplekse og tidskrævende administrative arbejde, der følger med. Dette gøres normalt off-site og i en længere periode, hvilket gør det til et strategisk valg til at understøtte langsigtet vækst, herunder internationalt.

Eksempel på scenarie:

Da virksomheden er vokset på tværs af flere lokationer og områder, er det ikke længere muligt at opretholde et internt lønteam, selv med en funktionel SaaS-løsning til løn. At jonglere med en række forskellige kontrakttyper i forskellige tidszoner betyder, at lønprocesserne bliver for komplekse til, at lønteamet kan håndtere dem, og der er en øget risiko for sikkerheds- og compliance-problemer. Det er tid til at outsource jeres lønadministration til en ekstern specialist.

Comprehensive Payroll Services går et skridt videre: I overlader det fulde ansvar for jeres lønadministration til jeres outsourcing-partner. Det betyder, at jeres outsourcing partner f.eks. også vil besvare jeres medarbejderes spørgsmål direkte.

Eksempel på scenarie:

Vil I have tid til at udvikle jeres rekrutterings- og forfremmelsespolitikker i løbet af de næste par år?  Så er fuld outsourcing af jeres lønadministration vejen frem.  Jeres HR-partner vil overtage lønudbetalingen, automatisere og optimere, hvor det er muligt, hjælpe jer med at kortlægge en omfattende lønstrategi og rapportere regelmæssigt til jer.

I er måske bekymret for, at denne form for off-site outsourcing kan få jeres medarbejdere til at føle sig ude af loopet.  God forberedelse gør underværker! Kommuniker tydeligt i jeres organisation om, hvad I outsourcer og hvorfor. Sørg også for at dele de kontakter, jeres medarbejdere kan komme i kontakt med fra nu af, når de har problemer. Gennemsigtighed er nøglen. I løbet af implementeringsperioden kan jeres HR-partner allerede organisere informationsmøder og workshops i jeres organisation for proaktivt at fjerne enhver tvivl og begynde at opbygge relationer i virksomheden.

Hvis jeres primære mål er at give jeres eget team mere støtte i visse perioder, kan I benytte jer af jeres HR-partners lønspecialister og administrative personale, som bør være velbevandrede inden for alle områder af HR. Som en forlængelse af jeres team vil de ikke kun levere den arbejdskraft, I har brug for, men kan også tilbyde yderligere ekspertise for at styrke dine medarbejdere. De kan hjælpe jer under forudsigelige eller uventede spidsbelastninger i jeres arbejdsbyrde, så I ikke behøver at justere jeres mål og tidsplan.

Eksempel på scenarie:

Den medarbejder, der er ansvarlig for jeres løn, er på barselsorlov, og jeres anden HR-kollega er pludselig blevet ramt af en virus. Hvad gør I nu? I kan ganske enkelt tilføje en lønspecialist til jeres team to dage om ugen. Og når alt bliver normalt igen, kan I stoppe den ekstra støtte. Som en dejlig ekstra bonus: Næste gang I har et akut behov, kan I bede om de samme folk, som nu kender jeres team og jeres organisation.

Selvom mange organisationer tror, at denne form for outsourcing kun fungerer som en nødløsning, er det også en værdifuld mulighed for mere strukturelt samarbejde. Hvis I f.eks. oplever tilbagevendende spidsbelastninger - f.eks. ved årsskiftet eller i sommerferieperioden - kan I altid få visse opgaver håndteret af eksterne medarbejdere.

Løn er bundet af strenge regler og faste udregninger og bør derfor være en af de mest standardiserede HR-processer. Det betyder, at lønnen er lettere at automatisere end f.eks. rekrutteringsprocessen. Alligevel ser det ud til, at mange HR-afdelinger stadig (delvist) holder fast i manuelle processer og mister værdifuld tid som følge heraf. Jeres HR-partner kan hjælpe med at løse dette problem ved at gennemgå jeres løn og processer.

Eksempel på scenarie:

I ved, at jeres lønadministration og de tilhørende processer kunne være meget mere effektive, men I har svært ved at sætte fingeren på, hvad der præcist skal ske. I beder derfor en HR-partner om en løngennemgang for at få en grundig vurdering af jeres medarbejdere, jeres viden, systemer og processer. Gennemgangen afslører nogle områder, der kan forbedres, og følges derfor op med en mere grundig lønrevision. Sammen med jeres HR-partner beslutter I at optimere flere processer og starte på en frisk.

En grundig analyse af jeres lønprocesser er altid en meget oplysende og værdifuld øvelse. Det giver jer et klart billede af, hvad der ligger under overfladen af en kompleks månedlig procedure. Takket være opgørelsen og dokumentationen af disse processer kan andre hurtigt tage over, hvis jeres lønpersonale uventet er fraværende.

Hvad er slutresultatet? Garanteret kontinuitet i en forretningskritisk proces.